第一章  总则

第一条  为认真贯彻执行国家有关档案工作的政策法规，为了加强信阳师范学院教育发展基金会（以下简称基金会）档案的科学管理，统一规范基金会档案管理工作，根据《中华人民共和国档案法》《机关档案工作条 例》和《社会团体登记管理条例》，并结合基金会工作的实际，特制定本制度。

第二章  管理内容

第二条  基金会档案是基金会筹备、成立以及活动情况的历史记录，是基金会工作的基础，是基金会工作查考和理论研究的依据。

第三条  基金会档案管理工作的主要任务是：贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策、法规；及时收集、整理和保管好基金会的档案材料，维护基金会档案材料的完整与安全。

第四条  归档范围：

（一）凡反映基金会本身及其业务活动、具有查考利用价值的文件资料（公文、传真、图表、名录、电子版资料、书信、报刊、录音、录像等）均属归档范围；

（二）基金会成立、变更等事项的申报、请示等相关文件资料；业务主管单位和管理机关的批复、批示、复函等相关文件资料；

（三）基金会制定的规章制度、秘书处制定内部管理规定及所发文件；

（四）基金会理事会的相关文件资料（会议记录、会议纪要、决议决定等）；基金会召开、主办或参加的其他重要会议的相关文件资料（包括会议通知、报告、决议、总结、领导讲话、典型发言、会议记录等）；

（五）接受捐赠和基金项目实施管理方面的重要文件材料（含合同、清单和联系函件等）；基金会业务活动中所形成的其他重要文件材料；

（六）基金会财务活动的有关记录、报告和履行财务手续的相关文件资料；

（七）基金会有效证照、证件、印章等；

（八）基金会办公电脑中与基金会有关的电子版资料、文件等；

（九）基金会获得的社会荣誉资料；

（十）其他有必要归档管理的资料，包括声像形式记录下来的对基金会工作产生作用的各种资料，上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。

第三章  管理要求

第五条  基金会材料建档后，要随时整理归档，随时补充新的内容，以保证基金会档案的齐全完整，准确无误。

第六条  基金会归档案卷应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。

第七条  建立基金会档案借阅制度，严格执行保密制度。借阅档案必须履行一定的批准和登记手续。基金会资料原则上不外借。外单位利用时，须凭单位（部门）介绍信，经本会领导批准后，办理借阅手续，方可查阅。

第八条  档案保管期限：

（一）文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。长期为十六至五十年左右，短期为十五年以下，三年以上；

（二）确定档案保管期限的原则：

1.凡反映基金会主要职能活动和基本历史面貌的，对基金会工作有长远利用价值的档案，列为永久保管；

2.凡反映基金会一般活动，在较长时间内对基金会工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管；

3.凡在较短时间内对基金会工作有参考价值的文件材料，列为短期保管。

第九条  基金会秘书处定期对所保存的档案进行鉴定，对于保存期限已满的档案材料，按规定进行销毁。

第四章  附则

第十条  本制度由信阳师范学院教育发展基金会负责解释。

第十一条  本制度自颁布之日起执行。